Privacy verklaring

Employ IR B.V., gevestigd aan Industrieweg 1, 7903 AH Hoogeveen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
www.employir.com
Industrieweg 1, 7903 AH Hoogeveen
+31 88 088 90 88

Erik Nijeboer is bij Employ IR B.V. het aanspreekpunt voor vragen over privacy. Hij is te bereiken via E.nijeboer@employ.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Employ IR B.V. verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruikmaakt van onze diensten en omdat je die gegevens zelf aan ons verstrekt. Welke gegevens dat zijn, hangt af van je relatie met ons.

Als je bij ons solliciteert of je inschrijft

• Voor- en achternaam, geslacht en geboortedatum
• Adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres
• Nationaliteit en geboorteplaats
• Curriculum vitae, werkervaring en opleidingen
• Diploma’s, certificaten en vakbekwaamheidspapieren
• Motivatiebrief en aantekeningen uit gesprekken
• Referenties, voor zover je die zelf opgeeft
• Beschikbaarheid en werkvoorkeuren

Als je via ons aan het werk gaat

• Burgerservicenummer (BSN)
• Kopie van je identiteitsbewijs
• Bankrekeningnummer
• Gegevens over je arbeidsovereenkomst, gewerkte uren en verloning
• Gegevens over verlof en verzuim, zonder medische details

Als je vanuit het buitenland naar Nederland komt

• Gegevens die nodig zijn voor de verblijfs- en tewerkstellingsvergunning
• Gegevens over huisvesting en aankomst in Nederland
• Gegevens over gezinsleden die meeverhuizen, voor zover dat voor de aanvraag nodig is

Als je contactpersoon bent bij een opdrachtgever

• Naam, functie, zakelijk telefoonnummer en zakelijk e-mailadres

Als je onze website bezoekt

• Gegevens over je bezoek, en cookies of vergelijkbare technieken. Wat wij precies plaatsen en waarom staat in onze cookieverklaring. Dat overzicht werkt zichzelf bij zodra er iets verandert aan de diensten die wij gebruiken, dus dat is altijd actueel.

Bijzondere persoonsgegevens en het BSN

Het burgerservicenummer en een kopie van je identiteitsbewijs zijn geen bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG, maar zij vallen wel onder een streng regime. Wij verwerken ze alleen omdat de wet ons daartoe verplicht: de identificatieplicht uit de Wet op de loonbelasting en de Wet arbeid vreemdelingen. Wij gebruiken ze nooit voor een ander doel.

Bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, herkomst of geloof, verwerken wij niet. Meldt iemand zich ziek, dan registreren wij alleen dat er verzuim is en niet wat de reden daarvan is.

Waarvoor wij je gegevens gebruiken

Voor iedere verwerking hebben wij een grondslag nodig. Hieronder staat per doel welke dat is.

Doel	Grondslag
Je bemiddelen naar passend werk en je voorstellen bij een opdrachtgever	Uitvoering van de overeenkomst
Contact met je opnemen over vacatures, je inschrijving of je plaatsing	Uitvoering van de overeenkomst
Een arbeidsovereenkomst opstellen en je salaris betalen	Uitvoering van de overeenkomst
Je identiteit vaststellen en de loonbelasting afdragen	Wettelijke verplichting
Een verblijfs- of tewerkstellingsvergunning aanvragen en je relocatie regelen	Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting
Je gegevens in ons kandidatenbestand houden nadat een procedure is afgerond	Toestemming
Onze website en dienstverlening verbeteren	Gerechtvaardigd belang
Cookies plaatsen voor statistiek en marketing	Toestemming

Je kunt toestemming altijd intrekken. Dat geldt vanaf dat moment en raakt niet wat daarvoor al is verwerkt.

Hoe lang wij je gegevens bewaren

Wij bewaren je gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen. Deze termijnen houden wij aan.

Gegevens	Bewaartermijn	Waarom
Sollicitatiegegevens als er geen plaatsing volgt	4 weken na afronding van de procedure	Advies van de Autoriteit Persoonsgegevens
Sollicitatiegegevens met jouw toestemming	1 jaar na afronding van de procedure	Je toestemming
Gegevens uit de loonadministratie	7 jaar na afloop van het dienstverband	Fiscale bewaarplicht
Kopie identiteitsbewijs en gegevens over je verblijfsrecht	5 jaar na afloop van het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigde	Wet op de loonbelasting
Gegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers	Zolang de samenwerking loopt, daarna 2 jaar	Gerechtvaardigd belang

Met wie wij je gegevens delen

Wij verkopen je gegevens niet. Wij delen ze alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening of omdat de wet ons daartoe verplicht. Het gaat om deze partijen:

• Opdrachtgevers bij wie wij je voorstellen. Wij delen dan je profiel en je ervaring, en pas na jouw akkoord.
• Onze salaris- en HR-administratie, voor het uitbetalen van je loon en de afdracht van belastingen.
• De Immigratie- en Naturalisatiedienst en het UWV, bij een aanvraag voor verblijf of tewerkstelling.
• De Belastingdienst en andere bevoegde instanties, als de wet dat voorschrijft.
• Onze IT-leveranciers, die namens ons gegevens verwerken. Dat zijn onder meer RecruitNow (ons kandidatensysteem en de sollicitatieformulieren), Vercel (hosting van deze website) en Resend (verzending van e-mail vanaf de website).

Met partijen die namens ons gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst, zodat jouw gegevens bij hen even goed beveiligd zijn als bij ons. Employ IR B.V. blijft verantwoordelijk.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Employ IR werft technische professionals in Zuid-Afrika en heeft daar collega’s werken. Daardoor worden je gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt.

Zuid-Afrika heeft geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Wij baseren die doorgifte daarom op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, en wij delen niet meer gegevens dan voor de bemiddeling nodig is. Wil je weten welke afspraken daarover gelden, dan kun je die bij ons opvragen.

Geautomatiseerde besluitvorming

Employ IR B.V. neemt geen besluiten over jou op basis van geautomatiseerde verwerking. Een mens beoordeelt altijd of je bij een vacature past.

Je gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je toestemming in te trekken, bezwaar te maken tegen de verwerking, en het recht op overdracht van je gegevens. Dat betekent dat je ons kunt vragen jouw gegevens in een computerbestand naar jou of naar een andere organisatie te sturen.

Een verzoek stuur je naar E.nijeboer@employ.nl. Wij reageren zo snel mogelijk, en in elk geval binnen vier weken.

Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, vragen wij een kopie van je identiteitsbewijs mee te sturen. Maak in die kopie je pasfoto, de MRZ (de strook met nummers onderaan het paspoort), je paspoortnummer en je BSN zwart. Dat is ter bescherming van je eigen privacy.

Een klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Hoe wij je gegevens beveiligen

Employ IR B.V. neemt de bescherming van je gegevens serieus en treft passende maatregelen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Denk aan versleutelde verbindingen, toegang alleen voor collega’s die de gegevens nodig hebben, en afspraken met onze leveranciers.

Heb je het idee dat je gegevens niet goed beveiligd zijn, of zijn er aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op via E.nijeboer@employ.nl.

Wijzigingen in deze verklaring

Verandert onze dienstverlening of de wet, dan passen wij deze verklaring aan. De actuele versie staat altijd op deze pagina.

Cookies en trackers

Deze website gebruikt naast functionele cookies de volgende diensten (uitsluitend na jouw toestemming via de cookiebanner): Google Analytics 4 (via GTM), Google Ads (via GTM), TikTok (ingesloten video's). Het volledige overzicht met doelen en bewaartermijnen staat in de cookieverklaring; daar kun je je voorkeuren ook aanpassen.